Jak złożyć prawidłowe zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe jest prostym i szybkim sposobem znalezienia firmy, która dostarczy nam konkretny produkt bądź wykona usługę. Jakość ofert, które otrzymamy, zależy przede wszystkim od zawartości złożonego zapytania ofertowego. Poniżej przedstawiamy poradnik, jak prawidłowo złożyć zapytanie ofertowe.
Precyzyjna treść
Treść zapytania ofertowego powinna być zrozumiała dla wszystkich firm zainteresowanych złożeniem oferty. Dokładnie określ, jakie masz oczekiwania co do treści merytorycznej oferty, a oferenci przygotują propozycje realizacji danego zamówienia zgodnie z Twoimi założeniami.
Parametry produktu lub usługi
Pamiętaj, aby Twoje zapytanie ofertowe zawierało szczegółowy opis wszystkich parametrów produktu bądź usługi.
Kupując produkt lub materiały określ przede wszystkim: producenta, nazwę, model, ilość (wraz z jednostką miary), sposób pakowania, termin dostawy, miejsce oraz adres dostawy;
Zlecając usługę przygotuj: opis usługi, termin realizacji usługi, miejsce realizacji, kto dostarcza materiał;
W razie potrzeby dodaj: warunki płatności, warunki gwarancyjne i serwisowe, wymagane uprawnienia lub certyfikaty dostawcy, oczekiwania dotyczące procesu realizacji zamówienia (mogą to być etapy realizacji usługi lub informacje o sposobie wyboru dostawcy).
Warunki gwarancji
Opisz, jakie masz wymagania dotyczące warunków gwarancji oraz serwisu danego produktu lub usługi, np. możliwość naprawy gwarancyjnej w konkretnej lokalizacji. Możesz też poprosić dostawcę o określenie zasad udzielania gwarancji.
Wymagania dotyczące oferentów
Określ Twoje wymagania odnośnie okresu istnienia firmy na rynku, doświadczenia w wykonaniu podobnych prac lub potencjału technicznego niezbędnego do wykonania zlecenia oraz kwalifikacji, jakie powinni posiadać pracownicy.
Referencje
Aby sprawdzić wiarygodność firmy, poproś o opisanie doświadczenia w wykonywaniu podobnych zleceń, jak również dołączenie referencji, projektów, szkiców lub zdjęć oraz podanie adresu strony lub linku do internetowego portfolio. Możesz również w tym celu udać się do siedziby firmy i spotkać się z jej właścicielem, albo odbyć rozmowę telefoniczną.
Dane kontaktowe
Zamieść w zapytaniu ofertowym swoje dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail oraz dane osobowe. Możliwość szybkiego kontaktu z Tobą w celu klaryfikacji zapytania pozwoli firmom przygotować oferty zawierające wszelkie potrzebne parametry.
Kryteria oceny ofert
Poinformuj oferentów o wszystkich elementach, które będą podlegać Twojej ocenie, dzięki czemu skupią oni większą uwagę na kluczowych dla Ciebie sprawach. Określ czy bardziej zależy Ci na wysokiej jakości, czy na niskiej cenie. Zaznacz, czy wartość zamówienia ma obejmować koszty ewentualnego transportu.
Termin składania ofert
Ważne jest, aby dokładnie oszacować czas potrzebny do przygotowania kompletnej propozycji (zmiana lokalizacji, kontakt z osobami trzecimi itp.) i na tej podstawie określić termin składania ofert. Nie powinien on być zbyt odległy od daty złożenia zapytania ofertowego, gdyż warunki oferty przesłanej najwcześniej mogą ulec przeterminowaniu na skutek np. zmiany kursu walut lub ograniczonej czasowo dostępności produktu.
Forma płatności
Napisz, czy za wykonanie zlecenia zapłacisz przelewem bankowym czy gotówką lub że zależy Ci na rozłożeniu płatności na raty lub zapłacie w obcej walucie. Kwestie finansowe są zazwyczaj bardzo ważne i wszelkie nieporozumienia na tym tle mogą wpłynąć negatywnie na Twój wizerunek.
Zapytanie ofertowe przygotowane zgodnie z powyższymi wytycznymi pozwoli na sprawne i efektywne przeprowadzenie procesu wyboru oferty, natomiast oferenci będą w stanie przygotować rzetelne propozycje.
