Co to jest wirtualna centrala PBX i dlaczego potrzebuje jej firma?

Co to jest wirtualna centrala PBX i dlaczego potrzebuje jej firma?

Wydawać by się mogło, że entuzjazm i telefon komórkowy wystarczą do udanej sprzedaży. Ale o wiele wygodniej jest, gdy menedżerowie sprzedaży korzystają z narzędzi komunikacji, które są specjalnie „skrojone” na potrzeby biznesu. Wirtualna centrala PBX posiada dziesiątki funkcji, które zwiększają produktywność pracowników i pozwalają kontrolować pracę działu. Zespół Ringostat opowiada, czym jest wirtualna centrala telefoniczna i jakie są jej główne zalety.

Co to jest wirtualna centrala PBX?

Wirtualna centrala PBX to w uproszczeniu telefonia przez Internet. W przeciwieństwie do analogowej centrali telefonicznej nie potrzebuje osobnego pomieszczenia, ponieważ jest hostowana na serwerach w tzw. chmurze.

Wystarczy, że firma zapłaci za usługę wirtualnej centrali, założy konto osobiste i zapewni dostęp swoim pracownikom. I mogą już wykonywać i odbierać połączenia bezpośrednio z komputera – wystarczy mieć połączenie z Internetem i słuchawki z zestawem słuchawkowym. Pozwala to na stworzenie biura lub call center w dowolnym miejscu na świecie bez przywiązywania się do fizycznego adresu.

Jest jeszcze jeden bardzo znaczący plus. Dzięki połączeniu przez Internet użytkownik ma dostęp do szczegółowych statystyk połączeń. Po każdej rozmowie telefonicznej w raportach wirtualnej centrali możesz zobaczyć:

• data i godzina połączenia;
• z jakiego numeru dzwonili;
• który kierownik odebrał telefon;
• jak długo klient czekał na linii;
• status połączenia: odebrane, nieodebrane, zajęte, wystąpił błąd;
• jak długo trwała rozmowa.

Dodatkowo do każdego połączenia dołączane jest nagranie rozmowy, które można odsłuchać w celu kontroli pracy kierowników.

Jak działa wirtualna centrala PBX?

Bez wchodzenia w szczegóły techniczne, schemat pracy jest dość prosty: klient dzwoni do ciebie, połączenie trafia na wirtualną platformę PBX, jest przetwarzane i wysyłane na jeden z twoich numerów, zgodnie z ustalonym przez ciebie schematem przekierowania.

Dzwoniący najpierw wchodzi do menu głosowego (jeśli jest skonfigurowane). Rozbrzmiewa nagranie dźwiękowe, które skłania osobę do wybrania odpowiedniego działu lub wprowadzenia numeru wewnętrznego kierownika. Klient dokonuje wyboru, a połączenie jest przekazywane do pierwszego dostępnego urządzenia w skonfigurowanym łańcuchu.

Najważniejszą częścią wirtualnej centrali PBX jest schemat przekazywania połączeń. To w nim ustalana jest kolejność odbierania i opracowania połączeń. Takich schematów może być dowolna ilość, w zależności od potrzeb twojej firmy. Na przykład zawsze zalecamy używanie co najmniej dwóch: jednego na dni powszednie i jednego na weekendy. W drugim przypadku połączenia można kierować na telefony komórkowe kierowników dyżurnych.

Więc dowiedzieliśmy się, czym jest wirtualna centrala PBX i jak działa. A teraz przejdźmy do tego, jakie ma to korzyści dla biznesu.

Plusy wirtualnej centrali telefonicznej

Możliwość dodzwonienia się do firmy

Jeśli używasz telefonu komórkowego do komunikacji z klientami, ryzykujesz utratę części z nich. W końcu, jeśli już z kimś rozmawiasz, inni po prostu nie będą mogli się dodzwonić i usłyszą krótkie sygnały dźwiękowe. Wirtualna centrala PBX z łatwością rozwiązuje ten problem, ponieważ może korzystać z numerów wielokanałowych.

Wielokanałowy to numer wirtualny, w którym jest wiele linii przychodzących i wychodzących. Z tego numeru może dzwonić jednocześnie do kilku menedżerów.

Jeśli masz numer wielokanałowy, to na pewno będzie mniej nieodebranych połączeń niż przy zwykłym, jednokanałowym numerze. Rzeczywiście, gdy kilka osób dzwoni na taki numer jednocześnie, nie słyszą sygnału „zajętości”, ale od razu łączą się z menedżerem.

Wygoda dla klienta

Nikt nie lubi dwa razy wyjaśniać, o czym chce mówić i czekać na połączenie z właściwą osobą w firmie. Wirtualna centrala PBX pozwala uniknąć tego i poprawia jakość obsługi klienta. Pomaga w tym menu głosowe.

Menu głosowe lub IVR to narzędzie, które pomaga stracić mniej połączeń przychodzących i ułatwia ich dystrybucję wśród pracowników. Gdy klient dzwoni do firmy, IVR odtwarza komunikat dźwiękowy dla klienta, prosząc go o wybranie numeru wewnętrznego przypisanego do konkretnego pracownika lub działu.

Menu głosowe oszczędza czas pracowników i klientów, poprawia wizerunek firmy i zwiększa lojalność. Osoba już w pierwszych sekundach rozmowy rozumie, czy tam dotarła, bo słyszy nazwę firmy. Ponadto nie musi długo tłumaczyć różnym pracownikom, czego i od kogo potrzebuje. W pewnym sensie menu głosowe zastępuje sekretarkę. Klient zarządza nim samodzielnie, naciskając cyfry na klawiaturze telefonu i szybko uzyskuje odpowiedzi na swoje pytania lub łączy się z wybranym działem.

Dla menedżerów menu głosowe również oszczędza czas. Nie muszą zagłębiać się w sytuację każdego dzwoniącego, zastanawiać się, do którego z kolegów przekierować rozmowę, czy nawet dyktować klientowi pożądany numer, co zajmuje jeszcze więcej czasu.

Callback to kolejny kanał komunikacji z klientami

Wiele wirtualnych central PBX zapewnia nie tylko sposób komunikacji dla biznesu, ale także callback – formularz oddzwaniania.

Callback to widżet, który pozwala klientowi wpisać swój numer telefonu i poprosić o bezpłatne oddzwonienie ze strony internetowej. To dodatkowy kanał komunikacji z potencjalnymi klientami, którzy sami nie chcą lub nie mogą zadzwonić do firmy. Korzystając z funkcji oddzwaniania, możesz:

• zwiększyć liczbę połączeń z serwisu średnio o 48%;
• przyspieszyć opracowanie wniosków;
• sprawić miłe zaskoczenie klientowi faktem, że oddzwoniłeś zgodnie z obietnicą za 30 sekund.

Przycisk do zamawiania oddzwonienia można umieścić na wszystkich stronach witryny, na której zainstalowany jest skrypt Ringostat. Czas wyświetlania widgetu można zmieniać zgodnie z harmonogramem pracy firmy. Na przykład można nie wyświetlać widżetu w weekendy i po zakończeniu dnia pracy menedżerów.

Pamiętaj, że rozpoczęcie rozmowy od razu może nie zawsze być wygodne. Dlatego wybierz taki formularz callback, w którym klient może określić godzinę, w której menedżer powinien do niego oddzwonić.

Zmniejszenie liczby nieodebranych połączeń

Wirtualne centrale PBX zawsze mają raporty o nieodebranych połączeniach. A to świetna okazja, aby zredukować ich liczbę prawie do zera, co jest bardzo ważne dla biznesu. W końcu każdy nieklient, który nie mógł się dodzwonić, to prezent dla konkurencji i zmarnowane pieniądze na przyciągnięcie kupującego.

Raporty wirtualnej centrali PBX pokażą, czy menedżerowie odbierają wszystkie połączenia, jak długo klienci czekają na linii.

Niektóre wirtualne centrale PBX, na przykład Ringostat, umożliwiają również otrzymywanie powiadomień SMS i e-mail o każdym nieodebranym połączeniu. Dzięki temu dyrektorzy firmy zawsze będą świadomi takich sytuacji i będą mogli kontrolować, czy menedżer oddzwonił po nieodebranym połączeniu.

Podsumowanie: dlaczego warto korzystać z wirtualnej centrali PBX?

1. Dzięki wirtualnej centrali PBX firma oszczędza na kilku rzeczach jednocześnie. Po pierwsze, nie musi kupować sprzętu komunikacyjnego, przydzielać pracownika do jego obsługi i konfiguracji. Po drugie, firma może w ogóle nie wynajmować biura, a pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, w którym jest Internet.
2. Wirtualna centrala PBX ma wiele funkcji zaprojektowanych z myślą o wygodzie klienta i obsłudze połączeń masowych. Na przykład menu głosowe, automatyczna sekretarka, schematy przekazywania na dni powszednie i weekendy.
3. Korzystając z telefonii w chmurze, firmy zawsze mogą kontrolować sposób, w jaki menedżerowie obsługują połączenia. W tym celu dostarczane są raporty o nieodebranych połączeniach oraz nagrania dźwiękowe rozmów telefonicznych, które dołączane są do każdego połączenia.