Dlaczego firmy korzystają z wirtualnych biur?
Wirtualne biuro nie jest nową usługą na polskim rynku, a dostawców tego typu rozwiązań można liczyć w setkach. Wciąż jednak wielu przedsiębiorców podchodzi do tej możliwości z nieufnością, zastanawiając się nie tylko nad korzyściami, ale także potencjalnymi zagrożeniami. Rozważając skorzystanie z usługi wirtualnego biura, warto zapoznać się z motywacjami tych właścicieli biznesów, którzy na wirtualny adres już się zdecydowali.
Z poradnika dowiesz się
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to popularne określenie usługi, której głównym elementem jest udostępnienie adresu do rejestracji firmy, a także do celów korespondencyjnych. Jest to więc alternatywa dla wynajmowania tradycyjnego biura, najszybciej odczuwalna w portfelu. Wirtualne biuro jest bowiem zdecydowanie tańszą, ale oczywiście niepozbawioną ograniczeń opcją.
Przedsiębiorcy korzystający z wirtualnej siedziby rejestrują firmę z wykorzystaniem użyczonego im adresu we wszelkich urzędach. Z punktu widzenia przepisów jest to więc ich adres rejestrowy, a w większości przypadków także korespondencyjny. Chociaż fizycznie klienci wirtualnych biur przebywają w nich rzadko lub wcale, to są to firmy takie same jak te, które wynajmują biuro samodzielnie. Różnica polega przede wszystkim na miejscu faktycznego świadczenia usług – w wielu przypadkach jest to np. dom.
Wirtualne biura świadczą także usługi związane z obsługą korespondencji, czyli mówiąc prościej: odbierają w imieniu klientów kierowane do nich listy. Następnie wysyłają powiadomienia e-mail lub SMS, a także skanują zawartość przesyłek. Jest to bardzo istotna korzyść dla usługobiorców, którzy nie tylko mogą zapomnieć o czekaniu w kolejce na poczcie, aby odebrać awizo, ale także o wychodzeniu z domu, by zapoznać się z treścią otrzymanego pisma.
Dlaczego klienci korzystają z wirtualnych biur?
Powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z wirtualnego biura, są bardzo indywidualne, ale niektóre motywacje powtarzają się zdecydowanie częściej niż inne. Jest więc prawdopodobne, że także w twoim przypadku rozwiązaniem ewentualnych problemów będzie właśnie wirtualne biuro. Najczęściej klienci wskazują na:
- brak możliwości rejestracji firmy, np. w mieszkaniu komunalnym czy wynajmowanym;
- brak potrzeby posiadania tradycyjnego biura, bo pracują np. wyłącznie zdalnie;
- potrzebę zapewnienia większej prywatności;
- brak czasu na odbieranie listów z poczty, np. z powodu częstych wyjazdów;
- potrzebę redukcji kosztów utrzymania firmy.
Warto dodać, że z wirtualnych biur korzystają zarówno właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółki prawa handlowego, w tym przede wszystkim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Z punktu widzenia przepisów nie istnieją żadne ograniczenia dotyczące możliwości skorzystania z wirtualnego adresu, chociaż często jest to właśnie obawa potencjalnych klientów wirtualnych biur.
Kiedy wirtualne biuro nie jest dobrym pomysłem?
Chociaż w większości przypadków wirtualne biuro jest odpowiednim rozwiązaniem, to można znaleźć także przypadki, gdy nie jest to najlepszy pomysł. Jednym z przykładów może być np. prowadzenie sklepu internetowego i wskazanie jako adresu do zwrotów właśnie adresu wirtualnego biura. W takiej sytuacji może okazać się, że zbyt duża liczba, szczególnie dużych przesyłek może okazać się trudna do obsłużenia, a przede wszystkim do przechowania. Niektóre wirtualne biura stosują w tym zakresie ograniczenia np. ilościowe lub zobowiązują klientów do odbierania dużych paczek np. w ciągu 2-3 dni.
Wirtualne biuro może nie sprawdzić się także wtedy, gdy prowadzimy działalność bezwzględnie wymagającą kontaktu osobistego z klientami. Chociaż możliwe jest oczywiście zorganizowanie spotkania w wirtualnym biurze, to należy pamiętać, że będziemy ograniczeni np. jego godzinami pracy oraz faktem, że z przestrzeni tej korzysta równolegle wielu klientów. Może więc się okazać, że w czasie gdy akurat potrzebujemy skorzystać z wirtualnego biura, zwyczajnie nie jest ono dostępne.
Warto przeanalizować dostępne rozwiązania i skorzystać z tańszej opcji wirtualnego biura zawsze wtedy, gdy to możliwe i biznesowo uzasadnione. W przypadku dodatkowych pytań pomocą służą pracownicy wirtualnych biur, którzy bazując na doświadczeniach setek swoich klientów, mogą zaproponować odpowiednio dobrane rozwiązanie.
Jak oceniasz ten poradnik?
Dziękujemy za Twoją opinię!Twoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści
Więcej poradników o wirtualnych biurach
Firmy, które świadczą usługi w różnych branżach, powinny wziąć pod uwagę działanie na Oferteo. Portal ten łączy osoby, które szukają Wykonawcy jakiejś usługi ze specjalistami, którzy ją wykonują. Jest tu zarejestrowanych ponad 530 tys. firm. Miesięcznie trafia tu prawie 200 tys. zleceń. Tym samym Oferteo jest największą w Polsce internetową platformą dla rynku usług, osiągając w nim ponad 60-procentowy udział. Dlaczego jeszcze warto działać na Oferteo? Sprawdź!
26.08.2022
Oferteo.pl to największy w Polsce serwis łączący firmy świadczące przeróżne usługi z potencjalnymi klientami. Na platformie działa ponad 500 tysięcy firm. 17 maja 2022 roku poznaliśmy laureatów corocznego plebiscytu Najlepsi, organizowanego przez nasz serwis. Wybrane firmy zostały odznaczone specjalnym emblematem „Najlepsi 2022”. Na jakiej zasadzie wyłaniano te firmy i dlaczego warto być aktywnym na Oferteo?
26.08.2022Wirtualne buro to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku, która doskonale sprawdza się w przypadku małych i średnich firm. Za niewielkie pieniądze można zyskać dostęp do w pełni wyposażonego lokalu w dogodnej lokalizacji.
13.09.2022
